Miért fontos szakember (projektmenedzser) igénybevétele a nyertes pályázatot követően?
Nyertes pályázatom van, de hogyan használjam fel a kapott támogatást a projektidőszakban úgy, hogy az teljesen megfeleljen az előírásoknak?
Sokan elfelejtik, hogy egy pályázat életciklusa nem ér véget a sikert jelentő pozitív döntéssel, azaz a támogatási összeg megítélésével. Bármennyire is örül ilyenkor – joggal – a pályázó vállalkozás vagy éppen nonprofit szervezet, az igazi munka (projektmegvalósítás) ezután következik. Minden pályázaton nyert összeggel ugyanis előbb vagy utóbb el kell számolnia a kedvezményezettnek. A legtöbb ügyvezető ilyenkor a belső, projektmenedzsmentben kevés tapasztalattal rendelkező munkatársakra bízza a projekt teljes koordinálását és lefolytatását. Nem ritka eset, amikor egy egész projekt veszélybe kerül a figyelmetlenségből vagy tapasztalathiányból származó szabálytalanságok miatt. Végső esetben akár a teljes támogatási összeget is visszakövetelheti az illetékes hatóság kamat felszámítása mellett. Érdemes tehát vagy fokozott körültekintéssel áttekinteni az elszámolási útmutatókat, pályázati dokumentációkat vagy egy, a projektmenedzsmentben jártas céget, szakembert megbízni a feladattal.
Miből áll a projektmenedzsment? A projektmenedzser felel a projekt megindításáért és teljes körű lebonyolításáért. Ez a munka magában foglalja a pályázatban lefektetett tevékenységek maradéktalan megvalósítását és a projekt során felmerülő változások, problémák kezelését és ügyintézését is. Meglehetősen gyakori eset, hogy a pályázatban beadott költségvetés módosításra szorul, hiszen a beadás óta eltelt időszakban a piaci, körülmények árak megváltoztak. Ezt a módosítási igényt az illetékes hatósághoz/irányító szervhez kell benyújtani úgy, hogy az megfeleljen a költségvetésre szabott pályázati feltételeknek. Ajánlott ez esetben tehát szakemberhez fordulni, hiszen rengeted időt és energiát spórolhatunk meg ezzel (elkerülhető további hiánypótlások, adatszolgáltatások. Másrészt minden egyes támogatási összeghez való hozzájutáshoz a pályázónak kifizetési igénylést kell benyújtani. Ez néha egyszerűbb, olyakor pedig komplex körű ügyintézést, többnyire nagy odafigyelést igényel. A kifizetési igényléshez csatolni kell az elvégzettség tevékenységekhez tartozó számlákat, kifizetési bizonylatokat, esetenként szerződéseket, jegyzőkönyveket (pl. tárgyi eszköz beszerzésnél). A projekt megindításakor lehetőség van a legtöbb esetben előlegigénylésre is, mely a támogatási összeg egy bizonyos %-át jelenti, jellemzően 50%-ot. A nyertes pályázónak a pénzügyi beszámolókon túlmenően minden esetben szakmai beszámolót is kell készítenie az elvégzett és megvalósult projekttevékenységekről. A benyújtandó dokumentumnak szintén megvannak a betartandó formai és tartalmi szabálya, tehát körültekintően kell eljárni az összeállításnál. Összefoglalóan elmondható, hogy a nyertes pályázóknak mindenképpen javasoljuk tapasztalt szakember, projektmenedzsmenttel foglalkozó cég szolgáltatásainak igénybevételét az egyszerűbb és időt, energiát, bosszúságot, problémákat megelőző hatékony projektmegvalósítás érdekében. Kétségtelen előny tehát, hogy a várhatóan magasabb költségek, időszükséglet és idegesség helyett egy külső szolgáltató segítségével csökkenthető a projektmegvalósítást nehezítő események bekövetkezésének valószínűsége (kockázatok csökkentése), ezért mindenkinek javasoljuk szakember igénybevételét a nyertes pályázatok menedzselése kapcsán.
Napitender.hu csapata
Tel.: 06202679557
E-mail: info@napitender.hu
